El Ministerio de Justicia, a través de la Subsecretaría de Justicia, ha sacado a licitación el contrato de servicios de custodia, archivo y gestión administrativa de los fondos documentales generados por los órganos judiciales de la provincia de Toledo, adscritos a la Gerencia Territorial de Castilla-La Mancha, tal y como ha publicado recientemente el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Se trata de un procedimiento abierto y de tramitación ordinaria que sale por un presupuesto base de licitación de cerca de 550.000 euros, que podrán mejorar las empresas que se presenten al proceso, las cuales podrán presentar sus solicitudes hasta el próximo día 21 de este mes.

El servicio a prestar consistirá en tareas iniciales (carga de la base de datos en el sistema informático del nuevo contratista y planificación del traslado, transporte de documentos al nuevo centro de archivo y referenciación e inventario), custodia y archivo de la documentación o tratamiento administrativo de la documentación archivada.

Asimismo, entre las labores estarán también la atención a peticiones de la documentación archivada, recepción de documentación para el intercalado en su ubicación correspondiente, baja de documentación, destrucción certificada de contenedores y traslado de la documentación al nuevo centro de archivo, en su caso.

La documentación estará en un edificio de uso exclusivo para depósito de documentos y soportes informáticos. En este sentido, la Gerencia Territorial de Castilla-La Mancha podrá requerir trimestralmente al contratista acreditación suficiente de la supervisión y evaluación del buen estado de las instalaciones y equipos mediante certificaciones de las empresas encargadas de los servicios de mantenimiento.

Además, las paredes deben estar aisladas en un radio de 25 metros como mínimo respecto a otras construcciones y con facilidad de acceso a todas sus fachadas. No obstante, si durante la ejecución del contrato -que tendrá una vigencia de dos años- la Gerencia lo considera oportuno, por razones de interés público, podrá encargar auditorías externas que certifiquen la adecuación de los locales de archivo.

Y, como no, las instalaciones de la empresa adjudicataria deberán estar dotadas de las medidas de seguridad contra incendios establecidos en la normativa estatal y reglamentos de obligado cumplimiento; y en la zona de depósito documental se deberá garantizar el aislamiento de la documentación de cualquier fuente de humedad, ya sea procedente del techo, del suelo o de los paramentos verticales.